Cobalt ToDo Manager

Organisieren Sie Ihre Projekte team-, gruppen- und abteilungsübergreifend.

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Produkt-Rundgang

Cobalt ToDo Manager

Lotus Notes Projekte und Aufgaben übersichtlich verwalten

Cobalt ToDo Manager

Der Cobalt ToDo Manager schließt genau jene Lücke im Bereich der Aufgabenverwaltung und Projektplanung, die seit Jahren raumgreifend zwischen der zu simplen Lotus Notes- internen ToDo Liste und viel zu teuren professionellen Projektmanagementlösungen klafft.

Durch gezielte Anwenderbefragungen und aussagekräftiges Kundenfeedback entstand in den letzten Jahren eine Lösung, die anforderungs- und branchenübergreifend eingesetzt werden kann und für Kunden mit einem Projektteam von bspw. 15 Mitarbeitern weder zu komplex, noch für Kunden mit 150 Projektbeteiligten zu einfach ist.

Das neue Gantt Diagram des Cobalt ToDo Managers unterstützt Projektmanager und Projektteams bei der browserbasierten Planung und Überwachung von Projekten beliebiger Größe. Auch das Gantt Diagram ist ohne Infrastrukturerweiterungen in bestehenden IBM Domino Umgebungen einsetzbar.

Gantt Diagram Gantt Chart IBM Lotus Notes

Funktionen

Benachrichtigungen Excel Export Protokolle
Berechtigungen Gantt Chart Schnellerfassung
Dateianhänge Gruppenkalender Statusübersicht
Erinnerungsfunktionen Persönlicher Kalender ToDos/ToDo-Listen
Eskalation Projekte Wiederkehrende ToDos

Einsatzmöglichkeiten

  • Für jeden: Verwaltung persönlicher ToDos, Selbstorganisation und Zeitmanagement
  • Für Fachbereiche: Steuerung von Todos und Projekten in Teams und Abteilungen
  • Für Projektleiter: Projektplanung, Statusübersicht, wiederkehrende Termine
  • Für Softwareentwickler: Releasegebundenes Taskmanagement, Releaseplanung

Vorteile

  • Minimierung von Aufwänden in der Projektorganisation
  • Potentiale von Lotus Notes voll ausschöpfen
  • Steigerung der Produktivität
  • Steigerung der Qualität
  • Verbesserung der Planungssicherheit
  • Todos und Projekte unternehmensweit im Überblick

Verfügbar für diese Systeme / Plattformen

  • Lotus Notes Client
  • Web Client
  • Cloud/SaaS
  • Smartphone

 

Kurz zusammengefasst:

Der Cobalt ToDo Manager begleitet Sie bei der Verteilung, Überwachung und Bearbeitung von ToDos und Projekten. Haben Sie jederzeit einen detaillierten Überblick über den Status aller Aufgaben und Maßnahmen Ihres Unternehmens. Fassen Sie rechtzeitig nach, reagieren Sie auf drohende Verzögerungen, optimieren Sie die Zusammenarbeit in kleinen und großen Teams, unternehmensweit und standortübergreifend.

Screenshots Lotus Notes Client

Cobalt ToDo Manager Cobalt ToDo Manager
ToDos und Termine in der Kalenderansicht Detailansicht eines Todos
Cobalt ToDo Manager Cobalt ToDo Manager
Übersicht über meine ToDos Übersicht über alle offenen ToDos nach Bearbeiter
Cobalt ToDo Manager Cobalt ToDo Manager
Übersicht über alle offenen ToDos nach Projekt Übersicht über alle offenen ToDos nach Status

Praxisbeispiel 1: Meetings protokollieren

Protokollieren Sie die Inhalte von Besprechungen und leiten Sie ohne Verzögerung und Aufwand entsprechende Aufgaben für Teams oder einzelne Mitarbeiter ab. Behalten Sie in Meetings stets aktuell den Status aller Projekte im Überblick. Sie sind jederzeit auskunftsfähig, nicht erst auf Knopfdruck und auch nicht nach langem Suchen.

Praxisbeispiel 2: Projektorganisation und Aufgabenverteilung

Organisieren Sie Ihre Projekte übersichtlich und komfortable und behalten Sie sowohl als Projektleiter als auch Projektmitarbeiter stets den Überblick über alle Aufgaben und Zeitpläne. Legen Sie Projektdokumente an und weisen Sie Aufgaben zu. Aufgaben können in Teilaufgaben zerlegt und parallel bearbeitet werden. Lassen Sie sich automatisiert auf fällige Tasks und Termine aufmerksam machen.

Praxisbeispiel 3: Selbstorganisation und Zeitmanagement

Optimieren Sie die Selbstorganisation und das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter sowohl mit als auch ohne Teambezug. Nach dem „Get Things Done“ – Prinzip können alle geplanten und ungeplanten Aufgaben einem Zeitrahmen (sofort, bald, irgendwann) zugeordnet oder mit Terminen versehen werden.

Funktionsbeschreibung

Plattformen: Lotus Notes, Web Browser oder Mobile App

ToDos lassen sich sowohl per Lotus Notes Client, per Browser oder mittels App für mobile Endgeräte erstellen, einsehen und verwalten.

Aktuelle Statusübersicht

Verschiedene Ansichten, bspw. nach Status, Abteilung, Bearbeiter, Projekt oder Kunde geben Ihnen einen schnellen und stets aktuellen Überblick über alle Aufgaben und Projekte.

Excel Export

Wenn es notwendig ist, Daten aus Lotus Notes nach Excel zu exportieren, so funktioniert dies unkompliziert und schnell über die integrierte Excel Schnittstelle.

Schnellerfassung

ToDos lassen sich in Sekundenschnelle anlegen, kategorisieren und Projekten und Bearbeitern zuweisen. Ob Sie beim Kunden sind und dessen Anforderungen protokollieren oder Ihre eigene Arbeit organisieren, ist hierbei unerheblich.

Erinnerungsfunktionen

Aufgaben und Projekte werden hinsichtlich Statusänderung und Fälligkeit permanent überwacht. Erinnerungsfunktionen weisen den Bearbeiter täglich auf überfällige, heutige und anstehende ToDos hin. Auftraggeber können sich ebenfalls automatisiert informieren lassen.

Konfigurierbare Eskalationsstufen

Frei wählbare Eskalationsstufen binden Ihre Team,- Gruppen- und Abteilungsleiter in den Informationsfluss ein, wenn Termine direkt oder vorab durch Erreichen bestimmter Schwellenwerte überschritten werden.

Schnellverlinkung

Greifen Sie von jedem Ort aus mit nur einem Klick auf alle relevanten Daten zu. Sie erreichen Projekte direkt aus den Task Dokumenten, genauso wie Sie innerhalb eines Projektes alle ToDos dieses Projektes oder Kunden einsehen und öffnen können. Gleiches ist über die verschiedenen Ansichten des ToDo Managers möglich.

Bearbeitung von ToDos in Listenform

Sparen Sie Zeit durch die Erfassung der ToDos in Listenform.

Getting Things Done

Organiseren Sie nach dem bewährten GTD - Prinzip einfach und schnell Ihre persönlichen Aufgaben und verkürzen Sie so am wirkungsvollsten Ihre Liste noch offener ToDos.